कोटेशन और बिल में क्या फ़र्क है?

कोटेशन सौदे से पहले का भाव है: ग्राहक हाँ बोले तो इतने में माल देंगे। बिल सौदे के बाद बनता है। कोटेशन टैक्स का कागज़ नहीं है, इससे GST नहीं भरना पड़ता।

कोटेशन कितने दिन के लिए देना चाहिए?

कोई क़ानूनी नियम नहीं है। ज़्यादातर दुकानदार 7 से 30 दिन देते हैं। "कब तक मान्य" की तारीख़ ज़रूर लिखिए, क्योंकि सामान के भाव बदलते रहते हैं।

क्या कोटेशन में GST लिखना ज़रूरी है?

GST में रजिस्टर्ड हैं तो हाँ, हर सामान पर GST का रेट और रक़म लिखिए या साफ़ लिखिए कि "GST अलग से"। इससे ग्राहक को पूरी रक़म पहले से पता रहती है।

मोबाइल ऐप में कोटेशन से बिल बन जाता है?

BillBabu के Android ऐप में कोटेशन बनाकर भेज सकते हैं और उसका स्टेटस रख सकते हैं। कोटेशन को एक क्लिक में बिल बनाने की सुविधा अभी BillBabu वेब ऐप (कंप्यूटर) पर है।

कोटेशन कैसे बनाएं

ठेकेदार, दफ़्तर या कोई बड़ा ग्राहक माल लेने से पहले भाव माँगता है। ज़ुबानी भाव बताने से बाद में बहस होती है (“आपने तो कम बताया था!”)। लिखा हुआ कोटेशन दीजिए: क्या माल, किस भाव, कितने GST के साथ और कब तक के लिए। यहाँ कोटेशन में क्या लिखें, एक भरा हुआ नमूना और मोबाइल से कोटेशन बनाकर भेजने का तरीका है।

In English: Quotation Format

कोटेशन में क्या-क्या लिखें

कोटेशन के हिस्से
हिस्सा	क्या लिखें
ऊपर	"Quotation" या "कोटेशन", अपना नंबर (जैसे EST-2026-0007) और तारीख़
कब तक मान्य	जैसे 15 दिन। भाव बदलते रहते हैं, इसलिए यह ज़रूर लिखिए
आपकी दुकान	नाम, पता, फ़ोन और GSTIN
ग्राहक	नाम, पता, और रजिस्टर्ड हो तो GSTIN
सामान	नाम, HSN कोड, मात्रा, यूनिट, भाव और रक़म
GST	हर सामान पर GST का रेट और रक़म, या साफ़ लिखिए "GST अलग से"
कुल रक़म	GST मिलाकर, अंकों और शब्दों में
शर्तें	डिलीवरी, पेमेंट, एडवांस, ट्रांसपोर्ट, वारंटी
नीचे	आपका नाम और दस्तख़त या मुहर

भरा हुआ नमूना

पुणे की शर्मा जनरल स्टोर ने पुणे की ही मीरा टेक्सटाइल्स को 16 सीलिंग फ़ैन और 12 एग्ज़ॉस्ट फ़ैन का कोटेशन दिया। दोनों एक ही राज्य (महाराष्ट्र) में हैं, इसलिए 18% GST, CGST 9% और SGST 9% में बँटा है। कोटेशन 15 दिन के लिए है। नमूना अंग्रेज़ी में है, जैसा ग्राहक के पास जाता है:

Sharma General Store

Shop 12, Laxmi Road, Budhwar Peth, Pune, Maharashtra 411002

GSTIN: 27ABCDE1234F1Z0 · State: Maharashtra (27) · Phone: +91 98765 43210

QUOTATION

Quotation for

Meera Textiles

8, Ravivar Peth, Pune, Maharashtra 411002

GSTIN: 27ABCDE4321K1ZN · State: Maharashtra (27)

Quotation no.

EST-2026-0007

Date

2 Oct 2026

Valid until

17 Oct 2026

Place of supply

Maharashtra (27)

#	Description	HSN	Qty	Rate (₹)	GST	Taxable value (₹)
1	Ceiling Fan 1200 mm	8414	16 Pcs	2,250.00	18%	36,000.00
2	Exhaust Fan 250 mm	8414	12 Pcs	1,000.00	18%	12,000.00

Amount in words: Rupees Fifty-Six Thousand Six Hundred Forty Only

Terms and conditions

Prices are in rupees; GST is shown separately.
Valid until 17 Oct 2026.
Delivery within 7 days of a confirmed order.
Payment: 50% advance, balance on delivery.

Taxable value	48,000.00
CGST @ 9%	4,320.00
SGST @ 9%	4,320.00
Quoted total	₹56,640.00

This is a quotation, not a tax invoice.

For Sharma General Store

Authorised Signatory

Sample quotation EST-2026-0007 (CGST + SGST). All names and GSTINs are made up.

मोबाइल से कोटेशन बनाने का तरीका

1
नया एस्टीमेट खोलिए
BillBabu ऐप में होम स्क्रीन पर "नया एस्टीमेट" दबाइए। ऐप में कोटेशन और एस्टीमेट एक ही चीज़ है।
2
ग्राहक चुनिए
पुराना ग्राहक लिस्ट से चुनिए या नया जोड़िए।
3
सामान और भाव डालिए
सेव किया हुआ सामान चुनिए; भाव, HSN कोड और GST अपने-आप भर जाते हैं।
4
तारीख़ और शर्तें
कोटेशन कब तक मान्य है, वह तारीख़ और अपनी शर्तें लिखिए।
5
सेव करके भेजिए
PDF बनाइए और WhatsApp पर ग्राहक को भेज दीजिए।
6
स्टेटस बदलते रहिए
भेजा, ग्राहक ने हाँ कहा, मना किया या तारीख़ निकल गई, यह ऐप में लिखते रहिए ताकि याद रहे किसे दोबारा फ़ोन करना है।

BillBabu ऐप में एस्टीमेट की लिस्ट: EST-2026-0007 मीरा टेक्सटाइल्स ₹56,640 (Sent), EST-2026-0006 पटेल इलेक्ट्रिकल्स (Accepted)

ग्राहक ने हाँ कह दी? कोटेशन को एक क्लिक में बिल बनाने की सुविधा अभी BillBabu वेब ऐप (कंप्यूटर पर app.billbabu.com) में है। मोबाइल पर उसी सामान से नया बिल बना लीजिए; तरीका यहाँ है: GST बिल कैसे बनाएं।

ऐप नहीं चाहिए, बस एक कोटेशन बनाना है? ब्राउज़र में free quotation maker से बनाइए और PDF सेव कर लीजिए (अंग्रेज़ी में)।

शर्तें जो हर कोटेशन में होनी चाहिए

भाव कब तक मान्य हैं (तारीख़ के साथ)।
GST भाव में शामिल है या अलग से लगेगा।
ऑर्डर मिलने के कितने दिन में डिलीवरी, और ट्रांसपोर्ट का ख़र्च किसका।
पेमेंट कैसे: कितना एडवांस, बाकी कब।
वारंटी किसकी: कंपनी की या दुकान की।

कोटेशन, एस्टीमेट और बिल में फ़र्क

कोटेशन, एस्टीमेट और बिल
कागज़	कब बनता है	टैक्स का कागज़?
कोटेशन	ऑर्डर से पहले, पक्का भाव बताने के लिए	नहीं
एस्टीमेट	ऑर्डर से पहले, जब भाव थोड़ा ऊपर-नीचे हो सकता है (जैसे मरम्मत का काम)	नहीं
GST बिल (टैक्स इनवॉइस)	माल या सेवा देते समय	हाँ, इसी पर GST भरा जाता है

Word, Excel और PDF फ़ॉर्मेट डाउनलोड कीजिए

ख़ाली कोटेशन फ़ॉर्मेट मुफ़्त है। Excel वाले में रक़म, GST और कुल अपने-आप जुड़ जाते हैं। फ़ॉर्मेट अंग्रेज़ी में है, क्योंकि ज़्यादातर ग्राहक और CA यही माँगते हैं।

अंग्रेज़ी में पूरी जानकारी: Quotation format।

सवाल-जवाब

कोटेशन और बिल में क्या फ़र्क है?: कोटेशन सौदे से पहले का भाव है: ग्राहक हाँ बोले तो इतने में माल देंगे। बिल सौदे के बाद बनता है। कोटेशन टैक्स का कागज़ नहीं है, इससे GST नहीं भरना पड़ता।
कोटेशन कितने दिन के लिए देना चाहिए?: कोई क़ानूनी नियम नहीं है। ज़्यादातर दुकानदार 7 से 30 दिन देते हैं। "कब तक मान्य" की तारीख़ ज़रूर लिखिए, क्योंकि सामान के भाव बदलते रहते हैं।
क्या कोटेशन में GST लिखना ज़रूरी है?: GST में रजिस्टर्ड हैं तो हाँ, हर सामान पर GST का रेट और रक़म लिखिए या साफ़ लिखिए कि "GST अलग से"। इससे ग्राहक को पूरी रक़म पहले से पता रहती है।
मोबाइल ऐप में कोटेशन से बिल बन जाता है?: BillBabu के Android ऐप में कोटेशन बनाकर भेज सकते हैं और उसका स्टेटस रख सकते हैं। कोटेशन को एक क्लिक में बिल बनाने की सुविधा अभी BillBabu वेब ऐप (कंप्यूटर) पर है।