पक्का बिल और कच्चा बिल: फ़र्क क्या है, कौन-सा कब चलता है

बाज़ार में “पक्का बिल” उस बिल को कहते हैं जो GST नंबर वाली दुकान काटती है और जिसमें GST अलग से जुड़ा दिखता है। क़ानून की भाषा में इसे टैक्स इनवॉइस कहते हैं। यानी पक्के बिल को English में tax invoice कहते हैं।

पक्के बिल पर ये चीज़ें ज़रूर दिखेंगी:

• बेचने वाले का GSTIN, यानी 15 अक्षर का GST नंबर
• बिल का अपना नंबर और तारीख़
• हर सामान के साथ उसका HSN कोड
• टैक्स से पहले की रक़म और GST की रक़म, अलग-अलग

GST में रजिस्टर्ड दुकानदार जब टैक्स वाला माल बेचता है, तो माल रवाना करते समय या उससे पहले उसे टैक्स इनवॉइस देना होता है। यह CGST क़ानून की धारा 31 में लिखा है।

“कच्चा बिल” क़ानून का कोई शब्द नहीं है। बाज़ार में इसे पर्ची, चिट या रफ़ बिल भी कहते हैं। इस पर आम तौर पर बस सामान, भाव और कुल जोड़ होता है। न GST नंबर, न सिलसिलेवार बिल नंबर, न टैक्स का अलग हिसाब।

पर्ची से याद रहता है कि किसको क्या दिया, पर ख़रीदने वाले को इस पर टैक्स का कोई फ़ायदा नहीं मिलता।

इसका जवाब सीधा हाँ या ना में नहीं है। आप किस हालत में हैं, उस पर टिका है।

असली वजह है ITC, यानी इनपुट टैक्स क्रेडिट। GST में रजिस्टर्ड पार्टी आपसे माल लेते वक़्त जो GST देती है, उसे वह अपनी बिक्री के GST में से घटा सकती है। पर इसकी शर्तें हैं (धारा 16):

• पार्टी के पास आपका टैक्स इनवॉइस हो;
• आपने वह बिल अपने GSTR-1 में भरा हो;
• पार्टी को माल मिल चुका हो।

आपके GSTR-1 से पार्टी के लिए GST पोर्टल पर अपने-आप एक बयान बनता है, जिसे GSTR-2B कहते हैं। आपका बिल उसमें नहीं आया, तो पार्टी का क्रेडिट अटक सकता है।

उदाहरण (नाम काल्पनिक): इंदौर के “गुप्ता हार्डवेयर” ने एक बिल्डर फ़र्म को ₹1,00,000 का माल बेचा, 18% (उदाहरण रेट) GST जोड़कर ₹1,18,000। पक्का बिल गया और GSTR-1 में चढ़ा, तो फ़र्म ₹18,000 के क्रेडिट का दावा कर सकती है। कच्ची पर्ची पर वही ₹18,000 उसकी जेब से जाते। अब समझ आता है कि पार्टी “पक्का” पर क्यों अड़ी रहती है।

नियम 46 के हिसाब से छोटी चेकलिस्ट:

• आपका नाम, पता और GSTIN
• बिल नंबर (16 अक्षर तक, पूरे वित्त वर्ष में हर नंबर अलग) और तारीख़
• पार्टी का नाम, पता, और रजिस्टर्ड हो तो उसका GSTIN
• सामान का नाम, HSN कोड, मात्रा और यूनिट
• टैक्स से पहले की रक़म, GST का रेट और GST की रक़म
• दूसरे राज्य की पार्टी हो तो प्लेस ऑफ़ सप्लाई (राज्य का नाम)
• रिवर्स चार्ज लगता है या नहीं, और आपके दस्तख़त

हर क़दम स्क्रीन के साथ देखना है तो पढ़िए: मोबाइल से GST बिल बनाने का पूरा तरीका। भरा हुआ नमूना और ख़ाली फ़ॉर्मेट (अंग्रेज़ी में): GST bill format।

हर GST नंबर वाला टैक्स इनवॉइस नहीं काटता। जो दुकानदार कंपोज़िशन स्कीम में है, या जो सिर्फ़ टैक्स-फ़्री (exempt) माल बेचता है, वह टैक्स इनवॉइस की जगह बिल ऑफ़ सप्लाई देता है (धारा 31(3)(c), नियम 49)। इसमें भी GSTIN, बिल नंबर, तारीख़ और HSN होते हैं, बस GST अलग से नहीं जुड़ता।

तो कंपोज़िशन वाले सप्लायर के बिल पर GST की लाइन न दिखे, तो चौंकिए मत। वह बिल ऑफ़ सप्लाई है।

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   बिल नंबर की सीरीज़ तय कीजिए।

   जैसे INV/26-27/001। पूरे साल एक ही सिलसिला, कोई नंबर दोबारा नहीं।
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   सामान की लिस्ट बनाइए।

   हर आइटम का HSN कोड और GST रेट एक बार लिख लीजिए, सप्लायर के बिल से या CA से मिलाकर।
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   पार्टियों के GSTIN और राज्य जमा कीजिए।

   इसी से तय होगा कि बिल पर CGST + SGST लगेगा या IGST।

एक बात और: रजिस्ट्रेशन लागू होने की तारीख़ से सर्टिफ़िकेट मिलने तक जो बिक्री हुई, उसके लिए सर्टिफ़िकेट मिलने के एक महीने के अंदर “रिवाइज़्ड इनवॉइस” दे सकते हैं (धारा 31(3)(a))। ऐसा मामला हो तो CA से बात कर लीजिए।

पूरी बात: GST रजिस्ट्रेशन के बाद क्या करें।

BillBabu App उन दुकानदारों के लिए है जिनके पास GST नंबर है। ऐप हर बिल पर “Tax Invoice” छापता है, इसलिए यह बिना GST वाला सादा बिल या बिल ऑफ़ सप्लाई नहीं बनाता। यह बात पहले ही साफ़ कर दें।

GST वाले दुकानदार का काम ऐसे चलता है:

• पार्टी एक बार जोड़िए: नाम, पता, राज्य और GSTIN। ऐप GSTIN का फ़ॉर्मेट जाँच लेता है, यानी कोई अक्षर ग़लत जगह हो तो पकड़ में आ जाता है।
• सामान को HSN कोड और GST रेट के साथ एक बार सेव कीजिए। अगली बार बिल में चुनते ही सब भर जाता है।
• बिल नंबर अपने-आप लगता है, तो एक नंबर दो बार जाने का डर नहीं।
• बिल की PDF शेयर बटन से सीधे पार्टी के WhatsApp पर।

पक्के बिल को English में क्या कहते हैं?

Tax invoice। यह GST में रजिस्टर्ड दुकान का वह बिल है जिसमें GST अलग से दिखाया जाता है।

कच्चा बिल legal है या नहीं?

GST में रजिस्टर्ड हैं तो टैक्स वाले माल की बिक्री पर टैक्स इनवॉइस देना ज़रूरी है; उसकी जगह कच्ची पर्ची देना नियम के ख़िलाफ़ है। ₹200 से छोटी बिक्री वाली छूट ऊपर लिखी है। रजिस्ट्रेशन नहीं है तो सादा बिल दीजिए, पर उस पर GST मत जोड़िए।

पक्का बिल लेने के फ़ायदे क्या हैं?

आप GST में रजिस्टर्ड हैं तो ITC का दावा इसी बिल से बनता है। बाक़ी सबके लिए यह ख़रीद का पक्का सबूत है, जो वारंटी, माल वापसी या किसी हिसाब के झगड़े में काम आता है।

हाथ से लिखा बिल पक्का माना जाएगा?

नियम 46 बिल में लिखी जाने वाली बातें गिनाता है; यह नहीं कहता कि बिल कंप्यूटर से ही बने। इसलिए सारी ज़रूरी बातें हों, तो बिल-बुक पर हाथ से लिखा टैक्स इनवॉइस भी आम तौर पर चलता है। हाँ, जिन बड़े कारोबारियों पर e-invoice लागू है, उनके बिल IRN के साथ बनने ज़रूरी हैं (नियम 48, e-invoice पोर्टल)। अपना मामला CA से पक्का कर लीजिए।

आपके पास GST नंबर है और पार्टियाँ पक्का बिल माँगती हैं, तो Play Store पर billbabu सर्च कीजिए और BillBabu App आज़माइए। फ़्री में शुरू कीजिए, कार्ड की ज़रूरत नहीं; अनलिमिटेड बिल के लिए Pro (पेड) लीजिए।

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